Anmeldung zur Eheschließung als Online-Service der Verwaltung
Ausweisüberprüfung online und E-Signing beim Standesamt Wiesbaden
Online-Verwaltungsleistungen – die Herausforderung
Das Standesamt Wiesbaden ist seit Jahren aktiv dabei, seine Verwaltungsleistungen auch online zum Bürger zu bringen. Dazu hat es bereits in der Vergangenheit einige Leistungen im Traukalender online zur Verfügung gestellt und arbeitet mit anderen innovativen Standesämtern in einem Netzwerk an der OZG-Umsetzung mit. Alles getreu dem Motto: „Wohnzimmer statt Wartezimmer“.
Auf Video Ident wurde das Standesamt Wiesbaden schon vor Längerem aufmerksam, denn es schien hilfreich bei einer wesentlichen Herausforderung für Online-Verwaltungsprozesse: Im Amt lässt sich ein Behördenmitarbeiter den Ausweis zeigen, schon ist die Identifizierung des Bürgers mit seinem Anliegen erledigt. Aber wie geht das – rechtlich korrekt, natürlich sicher und am besten auch nutzerfreundlich – online? Eine Ausweisprüfung per Video-Call mit dem Handy, Tablet oder Computer, durch sicherheitsgeschultes Fachpersonal, bietet hierzu eine bürgerfreundliche Lösung. Zudem ist Video Ident eIDAS-zertifiziert und kann somit mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur kombiniert werden – damit lassen sich die Anträge an das Standesamt via E-Signing rechtsgültig und anwenderfreundlich unterzeichnen.
So schien mit Video Ident und QES die passende Lösung als Pilotprojekt für die sichere technische Abwicklung gefunden. Während die Standesamtsmitarbeiter die rechtlichen Voraussetzungen für eine Online-Anmeldung zur Eheschließung prüften, entstand mit der Corona-Pandemie und den infolgedessen verordneten Lockdowns ein weiterer, gewichtiger Grund für die Digitalisierung von Verwaltungsservices. Schließlich muss es auch in Pandemiezeiten möglich sein, zu heiraten und trotz Kontaktvermeidung Anträge zu stellen. Wer es aufschiebt, wird nach einem Lockdown heiraten wollen, eine Flut von Anträgen war zu erwarten. Höchste Zeit, die Anmeldung zur Eheschließung als Pilot-Online-Prozess anzubieten – als erstes Standesamt bundesweit.
Die Lösung mit Video Ident und QES
Die Standesamtsmitarbeiter prüften das Sicherheitskonzept von WebID vor Ort im Video-Service-Center in Solingen. Dieses umfasst eine Reihe von Maßnahmen, von der Schulung der Video-Agenten auf Betrugserkennung über technische Vorkehrungen, welche die Betrugsbekämpfung ergänzen, bis zur Datenhaltung in Deutschland.
Bei der Ausgestaltung des Pilot-Online-Prozesses zur Anmeldung der Eheschließung war einerseits zu beachten, dass alle notwendigen Aspekte der Rechtskonformität gewahrt sind und die Weiterbearbeitung im Amt möglich wird. Auf der anderen Seite solte eine größtmögliche Nutzerfreundlichkeit erreicht werden und der Prozess im Lebensalltag anwendbar sein. Konkret bedeutet das, dass es beispielsweise möglich sein muss, dass das Traupaar auch getrennt den Antrag unterzeichnet – eine Person nach der Arbeit am Nachmittag, die andere zwei Tage später am Abend – die Unterschriften aber auf derselben Anmeldung der Eheschließung zusammengeführt werden. Eine WebID-Technologie zum Zusammenführen von Signaturen stellt die Abbildung dieses und anderer Szenarien des Lebensalltags sicher.
Der Erfolg des Standesamts Wiesbaden
Als erstes Standesamt in Deutschland bietet die Landeshauptstadt Wiesbaden heute ihren Bürgerinnen und Bürgern als Pilot in Pandemiezeiten folgenden Online-Prozess an:
Beide Heiratswillige besuchen den Traukalender des Standesamtes unter standesamt.wiesbaden.de, geben jeweils ihre persönlichen Daten ein und machen Angaben zum gewünschten Familiennamen, ggf. vorangegangenen Ehen und gemeinsamen Kindern.
Dann folgt das Videotelefonat mit den geschulten Mitarbeitenden von WebID, das die Identität des Traupaares sicherstellt. Dieses kann per Computer, Tablet oder Smartphone durchgeführt werden. Zusätzlich werden die Prüfmerkmale der Ausweisdokumente begutachtet.
Abschließend prüfen die Heiratswilligen die Angaben und lassen per Klick das Zertifikat erstellen, das die Anmeldung qualifiziert elektronisch signiert. Mit Eingabe einer SMS-TAN ist die Anmeldung zur Eheschließung rechtsgültig unterschrieben.
Die Standesbeamten prüfen die Anmeldung und bestätigen sie. Lediglich bei nicht einfachen Konstellationen und wenn ausländisches Recht beteiligt ist, folgt noch eine Terminvereinbarung im Standesamt.
Der neue Onlinedienst der Verwaltung ist unmittelbar sehr gut angenommen worden: Allein in den ersten drei Monaten nach Start um den Jahreswechsel 2020/21 meldeten sich bereits 646 Personen digital zur Eheschließung an.
Und der Service wurde ausgezeichnet: Das Standesamt Wiesbaden ist mit der Online-Anmeldung zur Eheschließung Gewinnerin des Preises für gute Verwaltung 2021 für bürgerzentrierte und innovative Behördenarbeit!
